TIETOSUOJASELOSTE – asiakkaat ja tavarantoimittajat
1. REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ TIETOSUOJA-ASIOISSA
Rekisterinpitäjä
Hakametsän Eläinlääkäripalvelu Oy (Y-tunnus 0809711-8)
Sammon valtatie 7, 33530 Tampere
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Karoliina Varmiola
Karoliina.varmiola@helppu.fi
Sammon valtatie 7, 33530 Tampere
2. REKISTERÖIDYT
2.1. Rekisteröidyt ovat rekisterinpitäjän asiakkaita, asiakkaiden yhteyshenkilöitä taikka tavaroiden ja palveluiden toimittajia tai näiden yhteyshenkilöitä.
3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE
3.1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
• asiakkaiden kohdalla sopimusvelvoitteiden täyttäminen, eläinten hoitotoimenpiteiden suorittaminen, asiakassuhteen hallinnointi, asiakaspalvelu sekä markkinointi- ja muu viestintä
• tavaroiden ja palveluiden toimittajien kohdalla sopimusvelvoitteiden täyttäminen, suhteiden hallinnointi sekä muu liikesuhteeseen liittyvä viestintä
3.2. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:
• asiakkaiden kohdalla sopimusvelvoitteiden täyttäminen, rekisterinpitäjän oikeutettu etu markkinoida palveluitaan, rekisterinpitäjän eläinlääkärin ammatin harjoittamiseen sekä kirjanpitoon perustuvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen sekä suostumus
• tavaroiden ja palveluiden toimittajien kohdalla sopimusvelvoitteiden täyttäminen, sekä rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
4.1. Asiakkaiden kohdalla rekisteröidystä käsitellään esimerkiksi seuraavan kaltaisia tietoja:
• Nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Henkilötunnus tilanteissa, joissa asiakas haluaa käyttää rekisterinpitäjän yhteistyökumppanin tarjoamaa rahoituspalvelua
• Lainsäädännön edellyttämät tiedot hoidettavasta eläimestä kuten esimerkiksi eläimen hoito- ja lääkintähistoria sekä hoitoon liittyvät muut tiedot kuten esitiedot, eläinlääketieteelliset lausunnot, valokuvat ja diagnostisen kuvantamisen materiaali eläimestä
• Tiedot ajanvarauksista
• Maksutiedot
• Lemmikkieläinvakuutuksen vakuutusyhtiö ja vakuutusnumero tilanteissa, joissa asiakas haluaa käyttää vakuutusyhtiön suorakorvauspalvelua
• Asiakaspalveluun saapuvat puhelut voidaan myös nauhoittaa
• Klinikalla on myös videovalvonta, jolloin rekisteröidystä kertyy kuvamateriaalia sekä tiedot rekisteröidyn liikkumisesta klinikalla.
4.2. Tavaroiden ja palveluiden toimittajien kohdalla rekisteröidystä käsitellään esimerkiksi
seuraavan kaltaisia tietoja:
• Nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Tiedot henkilön työllistävästä yrityksestä ja henkilön asemasta yrityksessä
• Maksutiedot
• klinikalla on videovalvonta, jolloin rekisteröidystä kertyy kuvamateriaalia sekä tiedot rekisteröidyn liikkumisesta klinikalla
5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
5.1. Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan myös kerätä julkisista tietolähteistä.
6. SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
6.1. Rekisterinpitäjä voi käyttää alihankkijoita henkilötietojen käsittelyyn esimerkiksi maksuliikenteen hoitamista varten, taloushallinnollisiin tarpeisiin sekä IT-ympäristön ylläpitämiseksi.
6.2. Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja rekisterinpitäjälle eläinlääkäripalveluita tuottaville eläinlääkärinammatin harjoittajille mm. näiden palvelus- tai sopimussuhteensa päättyessä siten kuin laissa eläinlääkärinammatin harjoittamisesta on säädetty.
6.3. Tietoja voidaan myös luovuttaa viranomaisille siinä laajuudessa kuin rekisterinpitäjään sovellettava lainsäädäntö edellyttää.
7. SIIRROT EU:N JA ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE
7.1. Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai ETA-alueen ulkopuolelle.
8. SÄILYTYSAIKA
8.1. Tietoja säilytetään:
• Asiakkaiden kohdalla niin kauan kuin asiakkaan ja rekisterinpitäjän välinen asiakassuhde on voimassa, sekä kohtuullinen, kuitenkin korkeintaan kahden (2) vuoden mittainen aika tämän jälkeen. Asiakassuhde katsotaan päättyneeksi, kun viimeisestä kontaktista rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä on kulunut kaksitoista (12) kuukautta.
• Eläintä koskeva tieto säilytetään vähintään kolmen (3) vuoden ajan viimeisen eläintä koskevan merkinnän tekemisestä potilastietoja sisältävään tietojärjestelmään.
• Tavaroiden ja palveluiden toimittajien kohdalla niin kauan kuin tällaisen toimittajan ja rekisterinpitäjän välinen sopimus on voimassa sekä kohtuullinen, kuitenkin korkeintaan kahden (2) vuoden mittainen aika tämän jälkeen.
• Klinikalla kerättyä videovalvontamateriaalia säilytetään korkeintaan kuuden (6) kuukauden ajan.
8.2. Rekisterinpitäjä voi kuitenkin säilyttää tietoja pidempään, jos se on tarpeen muun, esimerkiksi kirjanpitoon tai eläinlääkärin ammattiin liittyvän lainmukaisen velvoitteen noudattamiseksi.
9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
9.1. Oikeus päästä aineistoon on rajattu nimettyihin henkilöihin, joilla on tarve päästä rekisterin tietosisältöön. Kaikilla tällaisilla henkilöillä on omat käyttäjätunnukset, jotka on suojattu salasanalla. Rekisteri säilytetään Euroopan Talousalueen sisällä järjestelmissä, joihin on implementoitu asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojakeinot, kuten palomuurit, salasanasuojaukset ja muut vastaavat keinot, joilla varmistetaan rekisterin asianmukainen
suojaus.
10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
10.1. Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
• oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa ja tarkastaa ne
• oikeus vaatia tietojensa oikaisemista ja tietojensa poistamista
• oikeus vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamista
• oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä
• oikeus siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen
• oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin vain
10.2. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan suhteessa rekisterinpitäjään olemalla yhteydessä edellä kohdassa 1 yksilöityjä yhteystietoja käyttäen.
10.3. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle viranomaiselle, mikäli rekisterinpitäjä ei ole noudattanut rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa lainsäädäntöä. Toimivaltainen viranomainen Suomessa on tietosuojavaltuutettu, www.tietosuoja.fi.
11. PÄIVITYKSET
11.1. Rekisterinpitäjä voi päivittää tätä tietosuojaselostetta. Nykyinen versio on päivitetty 19.03.2024
